El tiempo. Factor clave del éxito o el fracaso

Aunque el título de este blog hace referencia a la estrategia, el marketing o la gestión de equipos, creo que es interesante hablar antes del factor tiempo en las organizaciones para alcanzar el éxito en los procesos y actividades que generan ventajas competitivas.

Mucho cargos directivos, sobretodo en PYMES, olvidan que para diseñar, planificar, aplicar, implantar, supervisar, controlar, etc., es necesario disponer de una buena organización del TIEMPO.

Aunque parece lógico, éste es uno de los errores más cometidos por este tipo de organizaciones.

Una PYME también necesita un Organigrama y un Business Plan.

Desde el inicio es trascendental que esté bien definida la misión, la visión, los objetivos, la distribución de tareas, la comunicación entre departamentos y el DAFO. En innumerables casos esto no sucede y por ello, el tiempo del que debería disfrutar un cargo directivo para realizar gestiones de alto valor añadido para la compañía (diseñar una buena estrategia, desarrollar planes de motivación y fidelización de sus empleados, definir un buen plan de contingencia, evolucionar todos los factores productivos de la compañía, mejorar la relación con sus clientes,...) lo tiene ocupado con tareas secundarias que le inhabilitan y le impiden, por tanto, mejorar los resultados de la compañía.

Cómo evitar estas situaciones:

1) Organización

Es necesario "perder" tiempo o ser menos ágiles al inicio del desarrollo de nuevas actividades y/o procesos. Con ello creamos modelos tipo, que permiten que en posteriores ocasiones en las que haya que repetir nuevamente un proceso, éste se realice con mayor agilidad y eficiencia.

Con la creación de modelos tipo, logramos homogeneidad en la compañía y evitamos errores humanos. Además esto mejora aspectos de la cultura empresarial pues denota mayor control de la compañía (la improvisación es un recurso y no un método de trabajo).

2) Delegación

Un directivo debe delegar para descargarse de gestiones que no le permiten desarrollar las verdaderamente necesarias para la buena gestión de la compañía y/o su departamento.

Un buen líder debe eliminar el "miedo" a la pérdida de poder. Un gran líder sabe delegar.

Llega el momento en el que diversas tareas deben ser transferidas a otro miembro de la compañía. Es importante acertar con la persona a la que se le delega. Lo importante en la delegación no es que la tarea sea desarrollada como se estaba llevando a cabo sino que se realice de forma óptima. Éste es uno de los temores más habituales de algunos directivos.

Si la delegación es acertada, conseguiremos especialización y por tanto mejora de los procesos de la compañía.

3) Implantación de sistemas TIC

Hablar de Sistemas de Tecnologías de la Información es hablar de optimización.

Existen sistemas para la mejora de todos los procesos de la compañía. Éstos proporcionan control y centralización de la información y permite tomar las mejores decisiones para sus procesos y estrategias.

Los más destacados son los ERP (Enterprise Resource Planning) y los CRM (Customer Relationship Managenment).

Los ERP son sistemas de planificación de los recursos. Con ello logramos integrar y alinear todas las áreas o departamentos de la compañía. Conseguimos modelar y automatizar la mayoría de procesos de la compañía (compras, finanzas, logística, producción,...), optimizando los recursos de la compañía y por tanto reduciendo el tiempo en la gestión de los procesos.

Los CRM son sistemas que permiten gestionar eficientemente las relaciones con el cliente.

Con la implementación de un CRM logramos recopilar la mayor cantidad de información posible sobre los clientes y clientes potenciales que nos permite controlar los procesos de venta de la compañía y aumentar los resultados comerciales. Todo ello elimina gestiones administrativas que "roban" un tiempo muy valioso a los miembros de los departamentos de marketing y ventas.

Estos sistemas bien gestionados logran aumentar la productividad y rentabilidad de la compañía, es decir aumenta la eficiencia.


En conclusión éstas son las 3 variables que permiten optimizar el tiempo logrando un mayor rendimiento de todos lo recursos de la compañía.

Una buena organización del tiempo permitirá a la compañía disponer de un capital humano motivado, preparado y disponible para mejorar día a día los resultados corporativos.

OPTIMIZACIÓN DEL TIEMPO = EFICIENCIA EN LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS = AUMENTO DE LA COMPETITIVIDAD